Предприниматели часто игнорируют обновления кассового программного обеспечения, это может привести к серьёзным негативным последствиям: штрафам, блокировке контрольно-кассовой машины (ККМ), невозможности принимать платежи от клиентов и покупателей.
Что такое обновление программного обеспечения ККМ
Обновление онлайн-кассы — это установка актуальных версий программ, выпущенных производителем. Важно понимать разницу между аппаратной частью и программным обеспечением. Аппаратная часть — технические устройства: ПК, смартфон или планшет, фискальный регистратор, принтер, сканер штрих-кодов, весы, коммуникационные модули. Программное обеспечение установлено на вычислительном блоке, содержит программы для проведения платежей, учёта товаров на складе и т. д. Аппаратная часть обеспечивает физическую работу ККМ, а ПО — функционал.
ПО ККМ — это система, выполняющая следующие функции:
- автоматическое формирование чеков;
- отправку чеков оператору фискальных данных, покупателю;
- интеграцию с бухгалтерской программой, системой товарного учёта;
- управление настройками кассы;
- работу с программой лояльности, каталогами;
- контроль подключения к онлайн-кассе торгового оборудования;
- работу с маркированными товарами.
Обновление ПО может понадобиться после изменения реквизитов кассового чека, сбоя программы, расширения способов расчёта, изменения функциональности, устранения ошибок.
Как обновление влияет на функциональность:
- ускоряется процесс обработки платежей, повышается производительность;
- расширяется функциональность, появляются новые возможности для улучшения обслуживания клиентов или покупателей;
- укрепляется информационная безопасность, устраняются слабые места, которые злоумышленники могут использовать для доступа к финансовой информации;
- обеспечиваются требования законодательства в сфере сохранности личных данных клиентов.
После обновления ККМ появляются функции, облегчающие процесс управления продажами, помогающие бизнесу развиваться, укреплять конкурентоспособность. Какие функции появляются после обновления ККМ:
- добавление справочника контрагентов;
- возможность формирования заказов;
- интеграция с существующими программами;
- обработка штрих-кода или маркировки;
- поиск товара в каталоге;
- проверка маркировки;
- звуковое уведомление об ошибке;
- улучшенный интерфейс для работы с системой быстрых платежей.
Эти функции упростят работу с заказами и партнёрами, улучшат контроль маркировки, обеспечат удобное сканирование QR-кодов для платежей, предоставят инструменты для анализа деятельности ККМ.
Почему обновления важны
Обновление онлайн кассы нельзя откладывать, это необходимо для бесперебойной работы бизнеса. Зачем обновлять кассу:
- Чтобы избежать поломок оборудования или сбоя ПО. Следствием этого могут быть временная приостановка работы, утечка данных, штрафы.
- Чтобы соответствовать требованиям законодательства. Законодательство часто меняется, появляются новый формат фискальных данных, налоговые ставки, обязательные реквизиты в чеках.
- Для укрепления безопасности. ПО современной ККМ формирует финансовые отчёты, хранит фискальную информацию, персональные данные клиентов и покупателей. Если своевременно не обновлять ПО, усиливается риск хакерных атак.
- Для поддержки новых функций, делающих работу ККМ более эффективной: возможности подключать QR-оплату, интеграции, отправку чеков через мессенджеры.
- Для исправления ошибок и багов — устранения сбоев, зависаний.
Обновлённая касса работает быстрее и стабильнее. Предприниматель должен понимать, что простой ККМ приводит к финансовым потерям, ухудшению качества обслуживания покупателей, потере их доверия.
Что может случиться, если пренебрегать обновлениями — риски старого ПО кассы:
- ошибки при передаче данных в ГНС ведут к штрафам;
- сбои при печати чеков;
- потеря данных о продажах;
- отказ в гарантийном обслуживании;
- не работает QR-оплата, отчёты, интеграции.
Ответ на вопрос, как часто нужно обновлять ККМ, зависит не только от возникших проблем и изменений в законодательстве Кыргызстана. Даже если онлайн-касса работает без сбоев, значимых изменений в законах не было, пользователям нужно обновлять драйвер и прошивку ККМ не реже, чем один раз в год, чтобы поддерживать ПО в актуальном состоянии.
Универсального совета, как обновить онлайн-ККМ, не существует — способ обновления зависит от модели устройства. В инструкции к онлайн-кассе содержится информация, как обновить драйвер и прошивку самостоятельно. Это сложный процесс, лучше обратиться за помощью к профессионалам.
Как YaKassa помогает с обновлениями:
- выявление и исправление ошибок;
- настройка работы с новыми платёжными системами;
- расширение функционала;
- соответствие требованиям закона.
Перепрошивку стоит доверить специалистам. YaKassa обеспечивает комплексный подход. Проведём полное обновление ККМ: установим новое ПО, обновим драйвер, проведём настройку, тестирование. Сделаем резервные копии, чтобы сохранить важную информацию. Проведём работу быстро, мы разбираемся в особенностях разных моделей.