При выборе контрольно-кассовой машины (ККМ) важно учитывать особенности бизнеса. Если неправильно выбрать онлайн-кассу, можно столкнуться с рядом проблем: техническими сложностями для персонала, штрафами за несоответствие требованиям законодательства, лишними расходами. Рассмотрим типичные ошибки при покупке онлайн-кассы.
Ошибка № 1 — Покупка неподходящей кассы под сферу деятельности
Выбирайте ККМ с учётом вида и масштаба деятельности. Интеграция с бухгалтерскими и товарно-учётными программами значительно облегчает работу, помогает сэкономить время, не допустить серьёзных ошибок.
Основные виды онлайн-касс:
- Стационарная — для торговых точек, пунктов выдачи, компаний, оказывающих услуги населению, где расчёт с покупателями или клиентами осуществляется на месте.
- Автономная — для выездной торговли, курьерской деятельности, оказания услуг по перевозке пассажиров или грузов. Это модель удобна для небольших торговых заведений, она дешевле стационарной.
- Фискальный регистратор работает в комплексе с персональным компьютером или планшетом, на который необходимо установить специальную кассовую программу.
- Смарт-терминалы оснащены расширенными кассовыми функциями, удобны в эксплуатации.
- Облачная ККМ — для интернет-магазинов.
Онлайн-кассу можно не только приобрести, но и взять в аренду. Если занимаетесь выездной торговлей, нужно приобрести модель, работающую от встроенного аккумулятора. При частых проблемах с интернетом обратите внимание на мобильные кассы, работающие автономно. После восстановления связи информация автоматически передаётся ОФД.
Для крупных торговых точек с большим ассортиментом товаров необходимо оборудование, позволяющее создавать карточки в кассе, не останавливая торговлю. Встроенный справочник товаров облегчает работу, при сканировании штрих-кода касса автоматически загружает информацию о нём. Перед тем, как выбрать онлайн-ККМ, проанализируйте, какие функции кассы необходимы в работе, есть ли они в кассовой программе, не придётся ли докупать дополнительные функции.
Для предприятий общепита предпочтительнее смарт-терминалы, к которым можно подключить сканер штрих-кода, эквайринг. Для кафе, баров и пиццерий удобен POS-терминал с подключённым дополнительным оборудованием. Обратите внимание на скорость печати, работу с маркируемой продукцией, габариты, мобильность.
Ошибка № 2 — Игнорирование требований законодательства
Правительство Кыргызской Республики на законодательном уровне установило порядок использования контрольно-кассовых машин. В постановлении содержится перечень видов деятельности, для которых обязательно применение ККМ. Выбирайте онлайн-кассу, внесённую в реестр на сайте налоговой службы. Не все устройства могут соответствовать требованиям ГНС, несоответствующие модели вы не сможете зарегистрировать.
Чтобы легально осуществлять бизнес, зарегистрируйте ККМ в налоговой службе, подключите к оператору фискальных данных (ОФД). Без этого касса не сможет передавать информацию о денежных операциях в реальном времени.
Ошибка № 3 — Выбор слишком дешёвого или устаревшего устройства
Не стоит экономить при приобретении кассового оборудования: слишком дешёвая или устаревшая модель работает медленно, периодически зависает. Она не позволяет автоматизировать учёт финансовых операций, товарно-складской учёт. Приобретайте ККМ, поддерживающую интерфейс для обмена данными с учётной системой и соответствующий протокол связи.
Примеры проверенных надёжных моделей: Z92 POS, Aisino A90 Pro, ZM03, Z58-II. Эти модели применимы в различных предприятиях общественного питания, торговых точках и прочих компаниях. Они поддерживают различные способы оплаты, формируют чеки, передают информацию ОФД, сканируют штрих-коды, совместимы с большинством сторонних приложений. Для бесперебойной работы ККМ важна техническая поддержка в режиме 24/7.
Ошибка № 4 — Отсутствие интеграции с учётной системой или CRM
Интеграция онлайн-кассы с учётной системой или CRM позволяет автоматизировать обмен данными без ручного ввода, дублирования операций. Интеграция с платёжными системами, CRM, мессенджерами, сервисами обратного звонка, облачными системами, платформами для электронной торговли обеспечивает ряд преимуществ:
- автоматическую передачу информации, её анализ, обновление данных о наличии товаров, создание отчётов о продажах;
- уменьшение количества ошибок, свойственных ручному вводу данных;
- ускорение обслуживания;
- облегчение контроля бизнеса, возможность узнать необходимую информацию в любой момент;
- повышение лояльности клиентов.
Чтобы осуществить интеграцию, нужно установить и настроить ПО, развернуть его на сервере или в облаке, протестировать. Помощь в процессе интеграции через API (учёт товаров, CRM, бухгалтерия) окажет компания YaKassa. Без API и поддержки учётных систем касса становится отдельным «островом» с ручным трудом, двойным вводом данных.
Ошибка № 5 — покупка без последующей технической поддержки
Если информация о торговых операциях не поступает в налоговую службу, на руководителя организации накладывают штраф. Чтобы избежать неприятной ситуации, побеспокоитесь о технической поддержке. Выберите надёжного партнёра по обслуживанию ККМ и обновлению ПО.
YaKassa поможет сделать правильный выбор онлайн-кассы, зарегистрирует в налоговой службе, подключит, обучит персонал.
Тарифы на обслуживание ККМ:
- «Удобный» — 1 месяц / 450 сом;
- «Универсальный» — 6 месяцев / 2.400 сом;
- «Популярный» — 1 год / 4.600 сом.*
Подберём ККМ и ПО с учётом особенностей вашего бизнеса. При необходимости разграничим права доступа, предусмотрим дополнительное копирование, обмен данными с другими программами. Услуги YaKassa: настройка, обслуживание, техподдержка, помощь при проверках и сбоях.
*Указанные тарифы действительны на дату публикации статьи.