Часто бизнес сталкивается с неприятной ситуацией — выручка есть, а итоговая прибыль почему-то ниже ожиданий. Часто причина — не рынок, а внутренний учёт. Ошибки в учёте бизнеса могут быть незаметными, но регулярными, и даже небольшие неточности со временем накапливаются и превращаются в реальные финансовые потери.
Как бизнес теряет деньги
Ошибки в учёте — проблемы, которые могут привести к искажению отчётности, финансовым потерям, юридическим проблемам, репутационным рискам.
Почему ошибки в учёте опаснее, чем кажется:
- они накапливаются;
- их сложно заметить сразу;
- они искажают реальную картину бизнеса;
- на их основе принимаются неправильные решения.
Ошибки нужно своевременно выявлять и исправлять — и регулярный анализ выручки бизнеса поможет избежать серьёзных последствий.
Топ ошибок предпринимателей в учёте, которые стоят бизнесу денег:
- Неполный учёт продаж. Чаще всего это действия недобросовестных сотрудников. Данные об оплате не отражаются в полном объёме, руководитель не видит реальной картины. Причины недостоверной информации: фиксирование не всех операций, пропущенные чеки, продажи мимо кассы. В результате снижается выручка, увеличивается риск наложения штрафов.
- Ошибки кассиров. Большую роль играет человеческий фактор. Следствиями невнимательности, спешки, усталости могут быть неправильно рассчитанная сдача, ошибки при вводе суммы, неверные операции. Ежедневные мелкие утечки складываются в большую сумму. Как избежать ошибок кассира? Обучать персонал и проверять его знания, регулярно обновлять ПО и базу товаров.
- Отсутствие контроля остатков. Возникает ситуация, при которой товар есть «на бумаге», но фактически отсутствует — или наоборот. Дефицит товара приводит к потерям продаж, а излишки — к росту затрат на хранение. Потери — списания, кражи, пересортица, упущенная выгода.
- Неправильная работа с возвратами. Неоформленные возвраты, дублирование операций приводят к искажению выручки и отчётности.
- Отсутствие регулярной аналитики. Если предприниматель не смотрит отчёты, предпринимает решения без учёта товаров и продаж, он не может оценить спрос и оборачиваемость, предпочтения клиентов. Потери — упущенные возможности роста.
- Устаревшее или некорректно настроенное оборудование. Кассир может ошибаться из-за сбоев в работе онлайн-кассы: неполадок с фискальным накопителем, принтером чеков, нестабильного сигнала, неправильных настроек подключения к сети, отсутствии обновления ПО, сторонних прошивок. Сбои в работе кассы приводят к ошибкам передачи данных. Потери — штрафы, сбои, простои.
Постоянные расхождения в кассе, непонятная динамика прибыли, частые ошибки сотрудников, жалобы клиентов, нестыковки в отчётах — сигналы о том, что пора навести порядок в учёте.
Как уменьшить потери в бизнесе
Использование современного контрольно-кассового оборудования помогает избежать типичных ошибок в торговле. В памяти онлайн-кассы хранится информация о проведённых операциях, позволяющая анализировать продажи, управлять процессами.
Как избежать этих ошибок:
- использовать онлайн-ККМ;
- настроить корректную номенклатуру с указанием наименования товара, цены за единицу с учётом НДС, наценок и скидок;
- обучить персонал работе с ККМ;
- регулярно проверять отчёты;
- обновлять ПО при изменениях в законодательстве, обновлении драйверов производителей, истечении срока действия ключей шифрования, устаревании прошивки.
- автоматизировать процессы.
Автоматизация учёта в торговле ускоряет и упрощает формирование отчётности, принятие решений. Автоматизация контролирует поступление, перемещение и списание товаров, ускоряет инвентаризацию. Анализ спроса позволяет грамотно планировать закупки. Контроль продаж через кассу учитывает движение товаров, формирует отчёты по выручке, оборачиваемости, прибыли, среднему чеку, рентабельности. Онлайн-касса может быть интегрирована с бухгалтерскими и складскими программами, службой доставки.
Роль онлайн-кассы в контроле и снижении потерь:
- все операции фиксируются, сохраняются сумма операции, дата и время проведения, наименование товара, идентификатор кассира, возврат, предоплата, кредит;
- минимизация человеческого фактора, уменьшение риска ошибок;
- прозрачность данных — контроль финансовых операций, соблюдение законодательства, открытость данных о расчётах;
- удобные отчёты — о регистрации ККМ, изменении параметров регистрации, открытии смены, закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущем состоянии расчётов.
- контроль в реальном времени.
Большинство потерь в бизнесе — это не крупные разовые ошибки, а системные проблемы учёта. Когда учёт работает правильно, бизнес становится предсказуемым и управляемым.
ИП и ОсОО Бишкека и КР могут приобрести в компании YaKassa удобные и простые в работе ККМ и принтеры чеков. Кассовое оборудование напрямую связано с ГНС, поддерживает мобильные телефоны, планшеты и ноутбуки, достаточно установить приложение YaKassa. Новым клиентам предоставим POS-терминал бесплатно*.
*Акция действительна на дату публикации статьи.