Новогодние выходные закончились, бизнес возвращается к работе. После праздников сложно вернуться к рабочему ритму — сотрудники ещё «на новогодней волне», делятся впечатлениями. В этот период возможны сбои в процессе, онлайн-касса помогает обойтись без авралов. Важно знать, что проверить в кассе после праздников.
Как начать работу после новогодних выходных
За время длительных праздничных дней может прерваться связь между контрольно-кассовой машиной (ККМ) и оператором фискальных данных (ОФД). По закону если онлайн-касса не передаёт ОФД данные в течение 30 дней, происходит блокировка ККМ.
Однако во время выходных связь может прерваться по другим причинам:
- отсутствие интернет соединения из-за отключения электричества, выхода из строя оборудования, сбоя в настройках, отключения интернета из-за неуплаты;
- неверные настройки на сайте ОФД;
- поломка кассового аппарата;
- не закрытая смена в онлайн кассе.
Добавляются проблемы, связанные с человеческим фактором. После включения оборудования выясняется, что настройки кассы забыты или сбиты, в отчётах выявлены ошибки и несоответствия, ПО забыли своевременно обновить. Часто в начале года появляются новые товары, изменяются цены. Внесение этих изменений занимает время кассиров.
Что стоит проверить при открытии смены в январе
Подготовка кассы к работе после выходных — это ряд мероприятий, призванных избежать блокировки ККМ, проблем с налоговой службой. Проделайте следующие действия:
- Проверьте передачу данных в ГНС. Если касса не передаёт данные в налоговую, эта информация отображается в отчёте о закрытии смены. Проверьте отчёт, убедитесь, что касса передаёт данные корректно. Это необходимо для соблюдения требований законодательства. Своевременная передача чеков формирует историю операций, снижает риск юридических конфликтов. Оперативное выявление проблем снижает финансовые потери.
- Статус смен. Проверьте, нет ли незакрытых смен за декабрь, все ли данные переданы ОФД. Кассир должен корректно открыть новую смену: проверить наличие чековой ленты, подключить дополнительное оборудование, сформировать отчёт об открытии смены. Это можно сделать вручную или автоматически, отчёт поступит ОФД, кассиру придет подтверждение. После этого можно принимать платежи от покупателей.
- Обновите программное обеспечение. Обновление ККМ в начале года необходимо, потому что могли произойти изменения в законодательстве. Если проигнорировать обновления, возможны блокировка кассы, ошибки в работе, штрафы. Обновления добавляют новые функции в работу кассового оборудования, обеспечивают стабильность.
- Номенклатура и цены. В онлайн-кассу должны быть внесены наименования товаров или услуг, цены за единицу и итоговая цена, итоговая стоимость покупки. Проверьте актуальность товаров и услуг, скидки, акции НДС (если применимо).
- Проверьте подключения и интеграции: интернет, принтер чеков, QR-оплаты, всё ли работает стабильно.
Эти мероприятия помогут избежать ошибок онлайн-кассы после праздников, штрафных санкций, конфликтов с покупателями.
Автоматизация бизнеса в январе
Установка онлайн-кассы помогает автоматизировать торговлю, предприятия общественного питания, работу компаний, оказывающих услуги населению.
Преимущества автоматизации:
- увеличение скорости обслуживания;
- оптимизация логистики;
- облегчение инвентаризации, формирования заказов, прозрачность движения заказов;
- внедрение программ лояльности;
- получение информации о бизнес-процессах в режиме реального времени
Программное обеспечение онлайн-касс автоматизирует все этапы торговли, от оформления заказов на товары до анализа продаж. Автоматизация помогает быстрее вернуться в рабочий ритм. Минимум ручной работы — минимум ошибок, конфликтных ситуаций. Быстрый старт смены не отнимает времени. Касса формирует понятные отчёты за выбранный период: день, неделю, месяц.
Январь — лучшее время привести кассу в порядок:
- низкий сезон для многих видов бизнеса, люди отдыхают, нет очередей;
- есть время спокойно проверить процессы;
- удобно внедрять улучшения без давления;
- отличный момент обновить оборудование, обучить персонал, оптимизировать учёт.
Начало года не должно быть стрессовым, лучше начать медленно, но правильно. Онлайн-касса — помощник, а не источник проблем. Компания YaKassa предлагает организациям Кыргызстана простые в обслуживании онлайн-кассы. Наша техника имеет прямую связь с налоговой службой, поддерживает телефоны, планшеты, ноутбуки. Свяжитесь с нами, подберём ККМ для вашего бизнеса, зарегистрируем в налоговой службе, обучим персонал, объясним, как проверить работу кассы.