Практически все торговые точки и компании, оказывающие услуги населению, должны использовать в работе онлайн-кассы. Оборудование осуществляет учёт продаж, формирует чеки, шифрует и сохраняет информацию в фискальном накопителе, передаёт в налоговую службу через оператора фискальных данных.
Функции онлайн-касс
Законодательство требует, чтобы выбитый при продаже чек содержал информацию о товаре: наименование, цену, маркировку и другие данные. Чтобы избежать штрафа за нарушения, необходимо автоматизировать товарный учёт.
Товарный учёт — это учёт совокупности операций:
- закупки товаров;
- реализации;
- перемещения между компаниями;
- списания;
- возврата и других.
Розничный магазин обязан установить контрольно-кассовую машину (ККМ онлайн), автоматизировать учёт, оптимизировать процессы, минимизировать ошибки персонала. За отсутствие или неиспользование онлайн-кассы, невыдачу чека покупателю или клиенту, не предоставление информации в налоговую службу предусмотрены штрафные санкции.
ККМ различаются размерами, функциями: стационарные онлайн-кассы используют средние и крупные компании, малый бизнес с небольшим ассортиментом предпочитает автономные онлайн-кассы.
Смарт-терминалы универсальные, подходят для всех видов бизнеса. Чтобы работать с фискальным регистратором, необходим компьютер или терминал с установленным софтом. Для работы на выезде предпочтительнее облачные онлайн-кассы. При выборе оборудования необходимо учитывать вид бизнеса, форму расчёта, условия торговли, количество клиентов, необходимость автоматизации, совместимость программного обеспечения.
Функции ККМ:
- Мобильность кассы, работа в помещении без розеток, в транспорте, на улице. Мобильные кассы подключаются через wi-fi или sim-карту.
- Автономная работа при исчезновении интернета. При восстановлении связи информация автоматически поступает ОФД.
- Работа с ассортиментом — создание карточек товаров непосредственно в кассе или личном кабинете. Необходимо отсканировать штрих-код новой позиции, чтобы касса занесла информацию, остаётся добавить стоимость.
- Формирование чека, передача оператору фискальных данных.
- Формирование чека о технической операции — для регистрации в налоговой, изменения параметра регистрации, для отчётов об открытии и закрытии смены, для формирования отчёта о закрытии фискального накопителя.
- Полный цикл реализации маркированного товара.
- Совмещение с товароучётной системой. Это позволяет отслеживать остатки продукции, контролировать работу персонала, проводить инвентаризацию.
В ККМ предусмотрена интеграция с бухгалтерскими программами. Это нужно чтобы избежать ошибок, сэкономить время, видеть остатки продукции. Система быстрых платежей позволяет сэкономить на эквайринге. Современные модели обладают различными функциями, облегчающими ведение бизнеса, снижающими возможность ошибок.
Настройка товаров и услуг
Чтобы оборудование работало, необходимо настроить онлайн-кассу, внести обязательную номенклатуру для формирования чека. Чек должен содержать наименование товара или выполненной услуги, порядковый номер, дату операции, наименование предприятия, признак расчёта, стоимость покупки или услуги, номера онлайн-кассы и смены, фискальные данные, ФИО продавца. Эти данные касаются чека возврата, при проведении корректировки достаточно прописать сумму.
Для формирования базы товаров данные можно внести несколькими способами:
- вручную;
- из файла Excel;
- из товароучётной программы;
- для товаров, подлежащих маркировке — из ЭДО;
- из специальных программ и облачных сервисов.
Некоторые кассы имеют встроенный справочник продукции, при сканировании штрих-кода номенклатура поступает в чек. Смарт-терминалы удобны, они поддерживают различные способы внесения номенклатуры. Необходимо приобрести ККМ с установленной товароучётной программой, это особенно актуально для крупных торговых сетей.
Процесс продажи товаров и услуг
Основное отличие онлайн кассы от традиционного аппарата — подключение к интернету. Ранее информация записывалась на электронную контрольную ленту, сейчас поступает в фискальный накопитель.
Этапы формирования чека:
- оплата товара или услуги наличными, картой или онлайн;
- внесение данных в кассу вручную кассиром или путём сканирования штрих-кода;
- формирование фискального чека;
- передача информации в фискальный накопитель;
- печать чека;
- передача сведений о проведённой операции оператору фискальных данных;
- обработка данных ОФД, передача в налоговую службу.
Покупатель может запросить электронную версию чека, при расчёте онлайн это обязательная процедура.
Управление складом и остатками
Онлайн касса не только формирует чеки и передаёт сведения в налоговую службу, она помогает предпринимателю решать множество задач:
- автоматизировать процессы подсчёта запасов товаров после списания и поступления;
- рассчитывать цены на оприходованные товары;
- передавать данные о проведенных операциях в сервисы по ведению бухучёта;
- оформлять документы по результатам инвентаризации;
- работать с маркированными товарами;
- своевременно находить пересортицу;
- контролировать работу персонала, пресекать злоупотребления;
- управлять маркетинговыми инструментами — бонусами, скидками, подарками.
Не все современные аппараты обладают этими функциями, при приобретении ККМ нужно воспользоваться советами профессионалов. Компания YaKassa подберёт организациям Бишкека и КР оптимальный вариант онлайн-кассы. Наши мобильные устройства простые и удобные, имеют прямую связь с налоговой службой, интегрируются с любыми системами. Подключим YaKassa за один день, доставим ККМ на рабочее место, настроим и обучим работе персонал, зарегистрируем в налоговой.
